Vorteile von Tools
Erfahren Sie, wie viel Zeit und Ressourcen Sie sparen können, wenn Sie Werkzeuge in den Abläufen Ihrer Organisation einsetzen.
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Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie uns bitte an [email protected]
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Die Empfehlungen werden auf die Besonderheiten Ihres Sektors zugeschnitten.
Wie viel Aufwand ist damit verbunden?
Schätzen Sie, wie viele Anfragen Sie erhalten und wie viele Personen sie bearbeiten.
?Z. B. Bürgeranfragen, E-Mails, Telefonanrufe, Anmeldungen — alles, was bearbeitet werden muss.
?Z. B. E-Mail öffnen, Akte finden, Daten eingeben, Antwort schreiben, absenden — das sind 5 Schritte.
?Wie viele Personen sind regelmäßig an der Bearbeitung von Anfragen beteiligt? Z. B. 2 Sachbearbeitende und 1 Leitungskraft = 3.
?Wir senden Ihnen Ihre Ergebnisse an diese Adresse. Sie können den PDF-Bericht außerdem sofort herunterladen.
Wie funktionieren Ihre Prozesse?
Erzählen Sie uns von Ihren täglichen Werkzeugen und Ihrer Servicequalität.
Verwenden Sie E-Mails, um Anfragen zu bearbeiten?
?Z. B. gehen Bürgeranfragen an info@... ein und Mitarbeitende leiten sie untereinander weiter — das zählt als Bearbeitung per E-Mail.
Geben Sie dieselben Daten an mehreren Stellen ein?
?Z. B. geben Sie denselben Namen und dieselbe Adresse in eine Tabelle, ein Register und einen Bericht ein — das ist doppelte Dateneingabe.
Erstellen Sie Berichte manuell?
?Z. B. sammeln Sie jeden Monat Zahlen aus verschiedenen Quellen und fassen sie in einer Tabelle oder einem Dokument zusammen — das ist ein manueller Bericht.
Sind Ihre Prozesse dokumentiert?
?Z. B. gibt es ein Dokument, das besagt: „Bei Eingang einer Anfrage: erfassen, zuständiger Person zuweisen, innerhalb von 5 Tagen antworten"?
?Von dem Moment, in dem jemand eine Anfrage stellt, bis zur endgültigen Antwort. Z. B. wird eine Bescheinigung innerhalb von 5 Werktagen ausgestellt.
?Jede Art von Beschwerde — mündlich, schriftlich oder per E-Mail. Z. B. „Warum dauert das so lange?", „Ich habe nie eine Antwort erhalten" usw.
Messen Sie, wie es läuft?
?Z. B. erfassen Sie, wie viele Anfragen Sie bearbeitet haben, die durchschnittliche Reaktionszeit oder die Anzahl der Beschwerden? Wenn Sie solche Zahlen nicht haben, wählen Sie „Nein".
Würde das System ohne Sie funktionieren?
Beurteilen Sie, ob Ihre Prozesse gegenüber Veränderungen widerstandsfähig sind.
Könnte jemand anderes innerhalb von 2 Tagen übernehmen?
?Z. B. hört Ihr aktueller IT-Dienstleister auf — könnte eine neue Person innerhalb von 2 Tagen verstehen, wie alles funktioniert, und weiterarbeiten?
Prüfen Sie, ob das System für alle zugänglich ist?
?Prüft jemand, ob die Website oder das System für Menschen mit Behinderungen funktioniert — z. B. ob es nur mit der Tastatur bedient werden kann, ob die Schrift groß genug ist?
Haben Sie einen Plan, wenn das System ausfällt?
?Z. B. fällt das Internet aus oder der Server bricht zusammen — wissen Sie, was zu tun ist? Gibt es Backups, Ansprechpartner und Anweisungen?
Ergebnisse
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Prozessarbeitsbelastung
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3-Jahres-Prognose0 hrs
Dienstleistungsbereitstellung
PLE (Öffentliche Wartezeit-Exposition)0
Beschwerdequote0%
Risikostufe—
Digitale Reife
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Kontinuitätsrisiko—